Cum se scrie o scrisoare pentru plata unui client

Atunci când se solicită plata unui client, se utilizează măsurile adecvate pentru a crea scrisori eficiente care să le poată fi trimise. Plățile de solicitare de plată sunt utilizate atunci când un client nu plătește o factură la data scadenței. Cu cât clientul plătește mai mult o factură, cu atât mai multe scrisori pe care o companie le scrie acelui client. O scrisoare de solicitare de plată trebuie să fie amabilă, clară și trebuie să furnizeze detalii despre încălcarea comisă de client.

Pași de urmat:

1

Utilizează antetul companiei, deoarece conține toate informațiile despre organizație și adesea pare mai formal.

2

Scrisoarea trebuie adresată unei anumite persoane . Trebuie să aveți data scrisorii, urmată de numele și adresa clientului. Adresați persoanei care spune "Dragă", urmată de numele complet al clientului.

3

Specificați scopul scrisorii. O scrisoare pentru o cerere de plată trebuie să comunice în mod clar acest scop la începutul aceleiași cereri. Utilizați un ton profesionist și folosiți cuvinte pozitive și calde.

4

Include detaliile datoriei. Specifică data serviciilor pentru această datorie, data scadenței inițiale și suma datorată, inclusiv taxele cu întârziere. Acesta include numărul facturii, permițând astfel clientului să găsească mai ușor documentul original. Multe companii vor include și o copie a facturii originale în acest tip de scrisoare. Informează clientul cu privire la rata dobânzii plăților întârziate.

5

Cereți clienților plata. Clientul știe că mai multe taxe pentru plățile întârziate pot fi evitate prin plata unei sume corespunzătoare într-o anumită perioadă. Rugați-l pe client să vă apeleze la aranjamente dacă nu este capabil să efectueze plata în întregime la acea dată. Includeți extensia numărului de telefon direct, dacă este necesar. Includeți adresa de e-mail și, prin urmare, oferiți corespondența prin intermediul acestui formular, dacă clientul dorește.

6

Mulțumesc clientului. Dacă plata a fost deja efectuată, vă mulțumim clientului. Mulțumim clienților în avans pentru trimiterea unei plăți prompte. Spuneți clientului că, dacă aveți întrebări cu privire la această problemă, nu ezitați să apelați.